Teamassistenz Officemanagement

Start: März / April 2025

Dauer: 12 - 18 Monate
Lokation: Remote & Köln (ca. 2x pro Woche vor Ort)
Auslastung: Vollzeit (38,5 Stunden pro Woche)
Vertragsart: Arbeitnehmerüberlassung

Aufgaben:

* Erster Ansprechpartner für sämtliche Belange der Mitarbeiter, Kollegen, Führungskräften, Abteilungen & Kontakten (intern wie extern)

Kaufmännische Themen:

* wie Monats- sowie Jahresabschluss der Zeitrückmeldungen (intern und extern)
* Rechnungsprüfung: Die Bearbeitung von Rechnungen und deren Weiterleitung an die Buchhaltung
* Bestellungen in SAP Web anlegen und deren Wareneingänge buchen
* Kontinuierliche Führung der Inventurliste für Hard- und Software sowie die Jährliche Prüfung
* Verträge via DocuSign einstellen und verwalten
* Reisekostenabrechnung und Hotelbuchungen

Sitzungsmanagement:

* Organisation, sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Meetings
* Fristgerechte Bereitstellung aller relevanten Unterlagen an die Teilnehmer
* Erstellung von Powerpoint-Präsentationen, Exceltabellen etc.
* Erstellen von Protokollen

Unterstützung im Projektmanagement:

* Erstellung von Agenden, von to-do-Listen und Reportings
* Aufbereitung von Powerpoint-Präsentationen
* Arbeiten mit Miroboard
* Unterstützung bei inhaltlichen Themen
* Kleinere, eigenständige Themen zur Optimierung eigenverantwortlich erarbeiten und verproben

Unterstützung bei Personalthemen wie:

* Erstellung und Überwachung der Urlaubsplanung
* Beantragung und der Abrechnung von Mehrarbeit und Rufbereitschaft
* Kontakt zu Mitarbeitern in z.B. Elternzeit
* On- und Offboarding von Mitarbeitern und Arbeitnehmerüberlassungen
* Hard- und Softwarebestellung (Lizenzen, Arbeitsplatzausstattung etc.)
* Organisation für Mitarbeitergeschenke
* Terminkoordinationen
* Teamevents, Workshops, Offsites, Lagerpraktika und Schulungen planen und organisieren

Unterstützung bei sonstigen, übergreifenden Themen

* Übergreifende Formate mitbegleiten und optional weiterentwickeln

Anforderungen:

* Mind. 3-5 Jahre Erfahrung
* Kaufm. Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
* Mehrjährige Erfahrung im kaufmännischen Umfeld, bzw. der Assistenztätigkeit
* Zahlenaffinität (buchhalterische Kenntnisse, Controlling-Affinität)
* Kommunikationsstärke, sicheres und offenes Auftreten, adressatengerechte Kommunikation & Teamfähigkeit
* Organisierte, strukturierte Arbeitsweise, Lösungsorientiertheit
* Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion
* Schnelle Auffassungsgabe und offen für Neues (agiles Mindset)
* Hohe IT-Affinität und sicherer Umgang mit MS Office-Produkten (idealerweise Erfahrungen SAP und MS Power BI)
* Hohes Maß an Selbstständigkeit, Proaktivität und den Willen, Verantwortung zu übernehmen
* Selbstständiges Erarbeiten und vorantreiben von Themen
* Sprachkenntnisse: Deutsch und Englisch