Teamassistenz (m/w/d)

Start: 
Mitte März 2025

Dauer:
 10 Monate mit Option auf Verlängerung 

Auslastung: Fulltime (37h)
Lokation:
 Greifswald während der Einarbeitungszeit, danach in Rostock (70/30) 

Vertragsart: Arbeitnehmerüberlassung 




Aufgabenbeschreibung:

In der Abteilung Offshore Betrieb arbeiten zurzeit ca. 60 Mitarbeiterinnen an den Standorten Güstrow und Greifswald. Im 2. Quartal 2025 ist der Umzug von dem Standort Güstrow nach Rostock/Warnemünde geplant. Für die Unterstützung des Teams wird eine zusätzliche Teamassistenz für die Verwaltungsstandorte Rostock (voraussichtlich ab Q2/2025) und Greifswald benötigt.
Sie arbeitet eng mit den Kollegen (m/w/d) der Abteilung Offshore Betrieb sowie anderen Bereichen des Unternehmens, z.B. des Regionalzentrums Nordost, der Personalabteilung und des Einkaufs zusammen. Die Einarbeitung soll zunächst primär am Standort Greifswald erfolgen mit Unterstützung der dort tätigen Teamassistenz. Mit Bezug des Verwaltungsstandortes Rostock soll die Tätigkeit primär dort verrichtet werden.

Aufgaben:

* Unterstützung bei der Beauftragung, Abrechnung und dem Abschluss von Beschaffungsvorgängen und Service-Dienstleistungen z.B. für Seminare, Büromaterial, IT-Hard- und Software, Verbrauchsmaterial sowie Bewirtungsservice, Essensversorgung usw.

* Empfang und Betreuung von Besuchern (m/w/d)

* Organisation von Veranstaltungen und Besprechungen

* Unterstützung bei der Planung von Dienstreisen im In- und Ausland

* Intensive Einbringung in die Umzugsplanung für den Standort Rostock
* Ansprechpartner für die Dienstleister des Facility Managements inkl. Prüfung und Abnahme der Leistungen am Standort Rostock

Anforderungen:

* Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder in einer ähnlich geeigneten Fachrichtung

* Berufserfahrung im vergleichbaren Umfeld
* Sicherer Umgang mit MS Office, in SAP und in der Nutzung von Datenbanken
* Führerschein Klasse B
* Reisebereitschaft zwischen den Verwaltungsstandorten Greifswald, Güstrow und Rostock
* Verhandlungssicheres Deutsch (mind. C1), gutes Englisch (mind. B1)