PMO für Organisation und Reporting

Start: 20.01.2025

Dauer: 6 Monate
Auslastung: 20 Stunden pro Woche
Lokation: Remote & Essen (ggf. einzelne Reisen nach Swindon (GB))

Projektbeschreibung:

Wir suchen einen gut organisierten und detailorientierten PMO-Berater zur Unterstützung eines neuen Projekts für die Umstellung von Telefonanbietern. In dieser Funktion sind Sie für die Verwaltung der Kommunikation, die Überwachung des gemeinsamen E-Mail-Posteingangs des Projekts, das Verfassen von Meeting-Protokollen, die Organisation von Meetings, die Erstellung von Finanz- und regelmäßigen Projektberichten sowie die Pflege der SharePoint-Website verantwortlich. Enge Zusammenarbeit mit einem Projektleiter und anderen Beteiligten, um einen reibungslosen Projektablauf, eine effektive Kommunikation zwischen den Teams und eine effiziente Verwaltung der Projektdokumentation zu gewährleisten.

Aufgaben:

* Überwachung des gemeinsamen E-Mail-Posteingangs für das Projekt, um sicherzustellen, dass Anfragen zeitnah beantwortet und relevante Informationen an die zuständigen Teammitglieder weitergeleitet werden

* Koordinierung und Aufrechterhaltung einer klaren, präzisen und konsistenten Kommunikation innerhalb der Projektteams und mit den Beteiligten

* Planung und Organisation von projektbezogenen Meetings, einschließlich virtueller und persönlicher Veranstaltungen

* Erstellung von Tagesordnungen für Meetings, Einladung der Teilnehmer und Sicherstellung der gesamten erforderlichen Logistik (z. B. Buchung von Räumen, Vorbereitung von Materialien)

* Teilnahme an Projektmeetings, Erstellung umfassender Meeting-Protokolle und rechtzeitige Weiterleitung an die Beteiligten

* Sicherstellen, dass alle Maßnahmen und Folgemaßnahmen dokumentiert und nachverfolgt werden

* Unterstützung bei der Erstellung und Konsolidierung der monatlichen Projektfinanzberichte, Überwachung der Budgets und Gewährleistung der Richtigkeit der Finanzdaten

* Unterstützung der Projektmanager bei der Analyse von Finanzdaten und der Erstellung von Berichten über Projektausgaben

* Erstellung und Pflege regelmäßiger Projektstatusberichte (monatlich und vierteljährlich), einschließlich Fortschrittsmeldungen, Meilensteinen, Risiken und Problemen

* Verfolgung des Projektzeitplans und der zu erbringenden Leistungen, Gewährleistung einer genauen Berichterstattung über den Fortschritt und etwaige Verzögerungen

* Zusammenarbeit mit den PMs bei der Ermittlung, Dokumentation und Eskalation von Risiken und Problemen

* Pflege und Aktualisierung projektspezifischer SharePoint-Sites zur Verwaltung von Dokumenten, Projektplänen, Zeitplänen und anderen wichtigen Projektinformationen

* Sicherstellung der richtigen Organisation, Kategorisierung und Zugriffskontrolle für alle in SharePoint gespeicherten Dokumente
* Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung von SharePoint-Inhalten, um deren Richtigkeit und Vollständigkeit sicherzustellen

Anforderungen:

* Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch & Englisch
* Beherrschung der Microsoft Office Suite (Excel, Word, PowerPoint, Outlook)
* Ausgeprägte Erfahrung mit Microsoft SharePoint (Website-Verwaltung und Dokumentenorganisation)
* Hohe Aufmerksamkeit für Details und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen
* Fähigkeit zur selbstständigen Arbeit und zur Zusammenarbeit im Team
* Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und gutes Zeitmanagement