Einkaufs- und Prozesskoordination

Start: November 2024

Dauer: 7 Monate+
Auslastung: Vollzeit
Lokation: Berlin & Remote (60/40)
Vertragsart: Arbeitnehmerüberlassung

Aufgaben:

* Vielseitige Aufgaben in der Organisation und Koordination: Effiziente Terminplanung- und Verwaltung, zentrales E-Mail-Management und Verwaltung des Postfachs, Unterstützung bei Eventorganisation sowieeigenverantwortliche Steuerung und Nachverfolgung von Projekten und Aufgaben
* Anlegen und Verwalten von Einkaufswagen (wie z. B. Dienstleistungen, Events, Studien, Change Request, etc.) im SAP-System gemäß den Unternehmensrichtlinien und Compliance-Vorschriften.
* Erfassen und Pflegen von Bestelldaten, die von den Anfordernden bereitgestellt werden.
* Überprüfung der bereitgestellten Informationen auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
* Kommunikation mit den Anfordernden, um fehlende oder fehlerhafte Informationen zu klären und auf Qualitätsmängel hinzuweisen.
* Erläuterung der Einkaufsprozesse und -richtlinien gegenüber den Anfordernden und Ansprechpartner bei Fragen zum Prozess.
* Enge Zusammenarbeit mit dem Einkauf zur Optimierung des Bestellprozesses und zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs.
* Enge Zusammenarbeit mit dem Controlling zur Sicherstellung der korrekten Kontierung, sowie Unterstützung der Budgeteigner bei der Vorbereitung des turnusmäßigen Budget Forecasts und regelmäßigen Kostenkontrolle.
* Enge Zusammenarbeit mit der Rechnungsprüfung zur Optimierung des Abrechnungsprozesses und zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs. Hierbei auch Unterstützung der Freigeber bei der Handhabung des Freigabe-Tools, sowie Unterstützung bei der Vorab- Bearbeitung und Vorab-Prüfung von Rechnungseingängen
* Unterstützung bei der Dokumentation und Optimierung interner Prozesse im Bestellwesen.
* Aktive Teilnahme an Schulungen und Meetings zur kontinuierlichen Verbesserung der Prozessqualität.

Qualifikation:

* Abgeschlossene kaufmännisches Studium oder Ausbildung im Bereich Betriebswirtschaftslehre oder vergleichbare Bereiche.

* Gute Kenntnisse und mehrjährige Erfahrung im Umgang mit SAP, insbesondere im Modul für Bestellwesen (S/4 HANA > EP2), Sciforma, sowie in MS Office

* Gute Kenntnisse und Erfahrung der Beschaffungs- und Controlling Prozesse

* Fähigkeit, präzise und sorgfältig Daten zu erfassen und zu überprüfen.

* Kommunikationsstärke und die Fähigkeit, Informationen klar und verständlich zu vermitteln.

* Problemlösungsfähigkeit und Detailgenauigkeit.

* Teamfähigkeit und Bereitschaft zur Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen.

* Grundkenntnisse Englisch (B1) in Wort und Schrift