PMO & Assistenz interne Kommunikation (Energiewirtschaft)

Start: Januar / Februar 2025

Dauer: 18 Monate
Auslastung: Vollzeit (38h)
Lokation: Essen & Remote (60/40)
Vertragsart: Arbeitnehmerüberlassung

Aufgaben:

* Eigenständige Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle aller Vorgänge im Sekretariat nach Zielsetzung und Terminstellung unter Wahrung der Bestimmungen zur Vertraulichkeit

* Erstellung und Überwachung der Terminplanung der Abteilungsleitung Internal Communications sowie Vorbereitung, Planung und Abrechnung von Dienstreisen

* Eigenständige Erstellung und Gestaltung von Präsentationen (auch für den Vorstand) sowie Qualitätssicherung von Unterlagen, Vorträgen, weiteren Materialien etc.

* Selbstständige Bearbeitung eingehender und ausgehender Korrespondenz in Abstimmung mit dem Vorgesetzten, inkl. E-Mail-Bearbeitung in deutscher und englischer Sprache

* Versand von Führungskräfte- und Mitarbeiterinformationen und Erstellung wie auch Versand von Newslettern (dabei Abstimmung mit anderen Fachbereichen und/oder Betriebsrat (z. B. wegen Drehgenehmigungen bei Campus Informationen)

* Hauptverantwortlich für das Thema Verteilerlisten (Administration dynamische VL) und Daten- und Verteilerpflege

* Steuerung und Koordination interner und externer Dienstleister

* Rechnungsbearbeitung, Erstellung von Bestellanforderungen sowie Überwachung und Verfolgung von Bestellungen in SAP

* Übernahme von eigenen Projekten wie z.B. Unterstützung der Veranstaltungsreihe Lunch & Learn und Unterstützung bei den Formaten der internen Kommunikation (Back Office bei Town Halls, Redaktion)

* Erstellung von Header-Grafiken sowie bei Bedarf Arbeit und Umgang mit dem Content-Management-System Sitecore der internen Kommunikation

* Enge Zusammenarbeit/Koordination von Aufgaben mit Vorstandssekretariaten

* Eigenständige Recherchen bzw. Informationsbeschaffung zu Themen sowie deren Aufbereitung

* Administrative und konzeptionelle Unterstützung bei strategischen Prozessen und Projekten

* Terminkoordination und Vorbereitung interner Veranstaltungen (Board-Chats, Themenveranstaltungen, etc.)
* Enge Zusammenarbeit im Assistenz-Pool der Konzernkommunikation

Anforderungen:

* Mindestens 5-10 Jahre Erfahrungen im Assistenzbereich und gute Kenntnisse im Projektmanagement

* Sehr gute schreibtechnische Fähigkeiten und Grammatikkenntnisse

* Teamfähigkeit und die Lust auf vernetztes Arbeiten
* Strukturiertes und strategisches Durchdenken und Bewältigen anspruchsvoller Aufgabenstellungen

* Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (verhandlungssicher)

* Sehr gute Kenntnisse der bei RWE eingesetzten Programme (BeA, Gingco, Epos, Prisma, Cytric, IT-Service, MS Office- und SAP-Kenntnisse)
* Offenheit gegenüber neuen Medien und IT-Anwendungen