Abteilungssekretär/-in

Start: Februar 2025
Dauer: 6 Monate
Auslastung: Vollzeit
Lokation: Weissach & Remote (60/40)
Vertragsart: Arbeitnehmerüberlassung

Aufgaben:

* Telefonische und schriftliche Korrespondenz (intern/extern) auch in Fremdsprachen
* Dokumentation operativer Geschäftsvorgänge und strukturierte Ablage von Abteilungsunterlagen
* Bearbeitung von Ein- und Ausgangspost
* Bestellung und Verwaltung von Arbeitsmaterialien
* Organisation und Abstimmung von Terminen sowie Reservierung von Besprechungsräumen
* Koordination und Pflege des Terminkalenders der Abteilungsleitung
* Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
* Pflege und Auswertung der Zeitkonten in SAP
* Durchführung und Aufbereitung von Recherchen und Auswertungen
* Erstellung von Präsentationen, Berichten und Vorträgen nach Vorgaben
* Einholung fehlender Informationen und Vorbereitung von unterschriftsreifen Dokumenten
* Einladung der Teilnehmer, Erstellung der Agenda und Organisation der Bewirtung
* Protokollführung und Bereitstellung der Ergebnisse
* Organisation von Teamevents und Rahmenprogrammen
* Verwaltung von Geschenken und Abteilungsschlüsseln
* Unterstützung bei der Strukturierung des Abteilungslaufwerks
* Übersetzungsaufgaben aus/in Fremdsprachen

Anforderungen:

* Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
* Mehrjährige Erfahrung in der Organisation von Sekretariatsaufgaben
* Sehr gute Kenntnisse in MS Office und idealerweise SAP
* Sprachkenntnisse: Verhandlungssicheres Deutsch, gute Englischkenntnisse
* Organisationsgeschick, strukturierte Arbeitsweise und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
* Hohe Diskretion und Serviceorientierung